Siklus Pengeluaran

Makalah Sistem Informasi Akuntansi

Siklus Pengeluaran

Diajukan Sebagai Tugas Sistem Informasi Akuntansi

Disusun Oleh:

Ayunda Rahma                                   (142130193)

Illa susilawati                                      (142130194)

Ary Pratama Yudhistira                      (142130217)

Fitra Ramadhan Nugraha                    (142130232)

Aisah Primadila                                   (142130236)

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”

YOGYAKARTA

2013

Kata Pengantar 

            Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya kepada kami sehingga kami berhasil menyelesaikan Makalah ini yang alhamdulillah tepat pada waktunya yang berjudul “Siklus Pendapatan”.
            Makalah ini berisikan informasi tentang siklus pendapatan yang terkait dengan penjualan dan penagihan, kami harapkan Makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua, tentang hal - hal mengenai siklus pendapatan, seperti aktivitas bisnis, penagihan piutang usaha, penilaian kinerja, dan sebagainya.
            Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.
            Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa meridhai segala usaha kita. Amin.

BAB I

Pendahuluan 

Latar Belakang

Aktivitas kita sehari – hari tidak lepas dengan kegiatan – kegiatan yang berkaitan dengan perekonomian, seperti layaknya jual beli, bisnis, tagihan, utang – piutang, dan sebagainya.

Ada beberapa istilah dalam bidang ekonomi, salah satu yang akan kami bahas adalah masalah Siklus Pengeluaran. Siklus itu sendiri merupakan suatu rangkaian yang saling terkait, sehingga siklus pengeluaran dapat diartikan sebagai rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan.

          Di zaman modern ini, sudah banyak manusia juga beberapa perusahaan yang dituntut untuk mengetahui bahkan menerapkan bagaimana cara mengatur penyediaan barang atau jasa pada waktu dan tempat yang tepat.

          Mengingat masalah itu kami akan mencoba membahas mengenai sistem pengeluaran kas, sistem penggajian tujuan, hingga pengendalian masalah dalam menerapkan siklus pengeluaran pada makalah ini.

Sistem Pengajian

DEPARTEMEN PERSONALIA

—  Dokumen: Formulir kegiatan personalia(personnel actiun form)

—  Catatan: Formulir Kegiatan Personalia

—  Pengendalian umum: formulir kegiatan personalia mengidentifikasi para karyawan yang diotorisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji perjam, pemotongan, dan klasifikasi pekerjaan.

DEPARTEMEN PRODUKSI

—  Dokumen: kartu catatan waktu kerja(time record) yaitu kartu pekerjaan dan kartu waktu

—  Pengendalian intern: Produksi kartu catatan waktu kerja dikirim ke bagian akuntansi biaya, yang kemudian dikirim ke bagian penggajian untuk menghitung jumlah cek pembayaran karyawan tersebut.

DEPARTEMEN AKUNTANSI

—  Dokumen: Kartu pekerjaan, rangkuman ditribusi tenaga kerja

—  Pengendalian intern: mengunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead.

DEPARTEMEN PENGGAJIAN

—  Dokumen: Kartu waktu, kegiatan personalia, check gaji karyawan, catatan pembayaran, daftar gaji

—  Catatan:Catatan Karyawan

—  Pengendalian intern: menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi.

DEPARTEMEN UTANG

—  Dokumen: Daftar gaji, tanda terima, salinan cek

—  Pengendalian intern: memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapkan 2 salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Satu salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim ke pengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke buku besar umum.

PENGELUARAN KAS

—  Dokumen: cek gaji karyawan, tanda terima, daftar gaji, cek

—  Catatan: Catatan Cek

—  Pengedalian intern: menerima cek-cek penggajian, memeriksanya, dan kemudian menandatanganinya, lalu mengirimnya ke pusat pembayaran untuk di distribusikan ke para karyawan.

DEPARTEMEN BUKU BESAR

—  Dokumen: rangkuman distribusi tenaga kerja, tanda terima

—  Catatan:Buku Besar Umum

—  Pengendalian intern: departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan tanda terima pengeluaran kas fari utang usaha. Dengan informasi ini, staff administrasi besar umum membuat ayat akuntansi.

Prosedur Sistem Penggajian

Sumber : James A. Hall, Halaman 392

Prosedur: kartu pekerjaan dari bagian produksi dikirimkan kebagian Akuntansi Biaya lalu dibukukan kebuku besar WIP lalu dibuat rangkuman distribusi tenaga kerja dan dikirim kebagian buku besar umum. Kartu waktu dari bagian produksi dikirim kebagian penggajian. Lalu direkonsiliasi dengan dokumen kegiatan personalia dan diinput kecatatan karyawan, menghasilkan cek gaji karyawan yang dikirim kebagian pengeluaran kas. Kegiatan per sonalia kartu waktu dan daftar gaji disimpan kedalam file daftar gaji dikirimkan kebagian utang usaha. Cek gaji karyawan ditandatangani dan dikirim kepusat pembayaran untuk didistribusikan daftar gaji.

Pengendali Penggajian

Otorisasi Transaksi

            Formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang penting dalam sistem penggajian. Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi.

Pemisahan Tugas

            Fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia. Departemen personalia memberikan informasi tarif pembayaran ke bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar per jam. Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat mengubah informasi dan melakukan penipuan. Untuk mengendalikan hal ini, informasi tarif pembayaran harus datang dari sumber independen-departemen personalia.

Supervisi

            Kadang-kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasikan kartuwaktu dengan kehadiran aktual.

Catatan Akuntansi

            Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut:

1.      Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar.

2.      Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji.

3.      Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran.

4.      Akun buku besar umum: pengendali penggajian, kas, dan akun dana gaji.

Pengendalian Akses

            Aktiva yang berkaitan denga sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar ke catatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga  dapat menggelapkan uang kas.

Verifikasi Independen

            Contoh pengendalian verifikasi independen dalam sistem penggajian:

1.      Verifikasi jam kerja.

2.      Pengurus pembayran (paymaster).

3.      Utang usaha.

4.      Buku besar umum.

Sistem Penggajian berbasis komputer

Otomatisasi Sistem Penggajian menggunakan Pemrosesan Batch

Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

Sistem Aktiva Tetap

            Sistem aktiva tetap perusahaan memproses transaksi yang berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, dan penghapusan aktiva tetap. Sistem yang efektif akan mendukung keputusan manajemen, pelaporan keuangan, dan pelaporan ke pihak yang berwenang, dan juga akan memiliki pengendalian internal yang memadai. Tujuan Sistem Aktiva Tetap:

1.      Memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan persetujuan dan prosedur manajemen formal.

2.      Mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi, biaya, deskripsi, dan lokasi fisik aktiva di dalm organisasi.

3.      Mempertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk aktiva-aktiva yang dapat disusutkan sesuai dengan metode-metode yang wajar.

4.      Menyediakan informasi bagi pihak manajemen yang dapat membantu merencanakan investasi aktiva tetap di masa yang akan datang.

5.      Mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar.

ž  Logika sistem aktiva tetap

a.      Akuisasi aktiva

Dimulai dari menejer departemen yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Dalam keputusan ini, manajer departemen sering kalimemiki otoritas umum untuk menyetujui pembelian aktiva tetap yang tidak mahal

b.      Pemeliharaan aktiva

Melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar pembantu aktiva tersebut

(tidak termasuk tanah) menyusut sepanjang waktu pemakaiannya.

c.       Penghapusan aktiva

Ketika aktiva mencapai titik akhir dari umur ekonomisnya atau ketika manajemennya memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus dihapus dari buku besar pembantu aktiva tetap. Pilihan penghapusan aktiva adalah menjual, membongkar, menyumbangkan, atau menghentikan penggunaan aktiva, dikirim ke departemen akuntansi aktiva tetap untuk mengotorisasi penghapusannya dari buku besar.

ž  Sistem aktiva tetap berbasis komputer

a.      Prosedur akuisasi

Proses dimulai ketika staf administrasi akuntansi aktiva tetap menerima laporan penerimaan dan bukti kas keluar. Staff itu menggunakan terminal komputer untuk membuat catatan aktiva tersebut dalam buku besar pembantu aktiva tetap. Staf juga memasukan data spesifik tentang umur ekonomis aktiva, nilai sisanya, metode depresiasi yang digunakan, dan lokasi aktiva dalam perusahaan. Berdasarkan parameter depresiasi yang terdapat dalam catatan aktiva tetap, sistem tersebut menyiapkan jadwal depresiasi untuk setiap aktiva sejak akuisisi aktiva itu dicatat pertama kali. Jadwal itu disimpan dalam disket komputer untuk memfasilitasi perhitungan depresiasi yang akan datang.

b.      Pemeliharaan aktiva

Sistem aktiva tetap menggunakan jadwal depresiasi untuk mencatat transaksi depresiasi pada akhir periode secara otomatis. Tugas khusus ini mencakup

1.      penghitungan depresiasi periode saat ini

2.      pembaharuan akumulasi depresiasi dan field nilai buku dalam catatan buku besar pembantu

3.      pembukuan total depresiasi ke akun buku besar umum yang dipengaruhi (biaya depresiasi dan akumulasi depresiasi)

4.      pencatatan transaksi depresiasi dengan menambahkan catatan ke file flowchart jurnal

c.       Prosedur penghapusan

Laporan penghapusan secara resmi mengotorisasi departemen aktiva tetap untuk menghilangkan aktiva yang dihapus tersebut dari buku besarnya. Ketika staff administrasi menghapus catatan dari buku besar pembantu aktiva tetap, sistem secara otomatis :

1.      Membukukan dan membuat jurnal penyesuaian ke akun pengendali aktiva tetap tersebut dalam buku besar umum

2.      Mencatat setiap laba/rugi yang berkaitan dengan transaksi penghapusan

3.      Menyiapkan catatan flowchart jurnal. Laporan status aktiva tetap yang berisi rincian penghapusan tersebut dikirim ke departemen aktiva tetap untuk diperiksa

ž  Mengendalikan sistem aktiva tetap

a.      Pengendalian otorisasi

Setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau departemen. Dalam hal barang-barang yang bernilai tinggi, harus ada proses persetujuan independen yang mengevaluasi keuntungan permintaan tersebut berdasarkan biaya dan manfaatnya.

b.      Pengendalian supervisi

Para supervisor harus memastikan bahwa aktiva tetap yang digunakan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan praktik bisnis. misalnya, komputer yang dibeli untuk karyawan tertentu harus diletakan dalam lokasi yang tepat dan tidak boleh dipindahkan tanpa persetujuan secara eksplisit. Kendaran perusahaan harus diamankan dalam pusat penyimpanan kendaraan perusahaan pada akhir waktu kerja dan tidak boleh dibawa pulang kecuali atas izin dari supervisor yang berwenang.

c.       Pengendalian verifikasi independen

Auditor internal harus memeriksa akuisisi aktiva dan prosedur persetujuan untuk menentukan pelayakan faktor yang digunakan dalam analisis. Auditor internal harus memverifikasi lokasi, kondisi, dan nilai pasar dari aktiva tetap perusahaan dibandingkan dengan cacatan aktiva tetap dalam buku besar pembantu.